L’organizzazione è la forma che ogni associazione umana assume per il raggiungimento di uno scopo comune.
La sociologia del lavoro definisce l’organizzazione:
“un insieme di persone che, impegnate in una complessità di compiti, interagiscono le une con le altre per la determinazione e la realizzazione di obiettivi reciprocamente convenienti”
Dunque, un’azione collettiva e coordinata, caratterizzata dalle seguenti componenti:
- le persone – individui diversi per personalità, valori, atteggiamenti ecc. e aggregati in gruppi
- gli obiettivi – produrre beni e fornire servizi efficienti
- una struttura e dei ruoli – scelte relative a come e in che grado coordinare le differenti attività svolte dagli individui, per ottimizzare i rapporti tra l’organizzazione e il suo ambiente esterno, che comprendono anche i sistemi di controllo e i meccanismi di valutazione e retribuzione.
Lo scopo di un’organizzazione lavorativa – MISSION – è la produzione di beni e la fornitura di servizi efficienti, ottenuti con un margine di profitto – indispensabile nel caso di imprese private in quanto quelle pubbliche hanno scopi diversi dalla remunerazione del capitale investito, ad es. la cultura, la salute, il benessere sociale, ecc. – e il primo obiettivo di ogni organizzazione è quello di permanere nel tempo: a tal fine si adotta una struttura stabilendo dei ruoli.
E’ il caso di definire due concetti usati frequentemente:
- Efficienza: rapporto tra produzione/costi
un’organizzazione è efficiente quando ha un’elevata produttività a parità di costi - Efficacia: rapporto tra risultati ottenuti / mezzi utilizzati
un’organizzazione è efficace quando riesce ad ottenere i risultati che si propone con le risorse che ha a disposizione
Vediamo uno schema che ci illustra quali sono le variabili organizzative
Nel realizzare un’organizzazione si parte con la definizione di una strategia, cioè con alcune scelte di fondo relative a:
- – gli obiettivi che si vogliono raggiungere
- – la complessità e l’articolazione della combinazione produttiva
- – i canali di distribuzione
- – lo sviluppo e la ricerca
A tal fine sono necessarie norme affinché tutto sia razionale; la burocrazia non è altro che la strutturazione e formalizzazione del sistema organizzativo basato su forme di autorità razionale-legale. Questo si scontra con la risorsa umana che si trova all’interno del sistema, la quale ha bisogni e motivazioni proprie, che spesso non coincidono con quelle dell’organizzazione.
Parliamo quindi di Psicologia delle Organizzazioni in quanto le organizzazioni – tutte – sono formate da individui, i quali reagiscono alle organizzazioni in base alla percezione che hanno delle stesse; tali percezioni sono formate:
– dai bisogni (ad es. economico, di appartenere ad un gruppo informale, ecc.)
– dalle motivazioni (ad es. di essere riconosciuto nelle sue capacità e abilità, di raggiungere un certo obiettivo professionale, ecc.)
– e dai valori che ha ciascun individuo.
Gli studi hanno rilevato che
- 1. l’individuo cerca un lavoro significativo,
- 2. la sua motivazione dipende dalla soddisfazione sul compito e dalla sua libertà personale (più che dal compenso economico)
- 3. la motivazione determina una produttività maggiore e un’identificazione più profonda con l’organizzazione
La psicologia delle organizzazioni si occupa di armonizzare le esigenze dell’organizzazione con quelle degli individui che vi lavorano.
Le organizzazioni formali sono sistemi pianificati, dimensionati, regolati da norme precise, razionali e impersonali (esempio tipico: la burocrazia) le cui caratteristiche essenziali sono:
la specializzazione – ciascuno svolge funzioni specifiche
il coordinamento delle diverse funzioni per ottenere i risultati finali
l’ordine – per consentire la stabilità e la continuità
l’autorità – esercitata attraverso la linea di comando o scala gerarchica, legata alle responsabilità
l’uniformità – ciascuno si deve conformare a norme e criteri dell’organizzazione
la sostituibilità – tutti utili ma nessuno indispensabile nel proprio ruolo
la retribuzione – secondo il livello della prestazione (che prevede abilità e responsabilità connesse al ruolo) e il tempo impiegato
la tecnologia
segni e simboli – per identificare chi appartiene all’organizzazione (ad es. marchio) e i membri tra di loro (uniformi)
Un’organizzazione, dotandosi di un Manuale Organizzativo, definisce gli aspetti formali della sua struttura, e cioè:
- – l’organigramma – rappresentazione grafica in cui vengono indicate le unità organizzative e le relazioni gerarchiche
- – il mansionario – eseguendo job analisys (analisi del lavoro, cioè delle attività e delle modalità di svolgimento, condizioni di lavoro, requisiti necessari e responsabilità), job description (descrizione dei compiti e delle responsabilità assegnati ad una determinata posizione) e job specification (specificazione dei requisiti e degli sforzi che richiede quella posizione) si descrivono le mansioni, ossia l’insieme dei compiti assegnati ad una posizione specifica
- – modalità operative – norme e procedure per lo svolgimento dei compiti richiesti, in altre parole come devono essere svolte le diverse attività
Una distinzione classica delle organizzazioni è quella che vede strutture volte a:
1. mantenimento/consolidamento delle posizioni di mercato
modello elementare – raramente formalizzato
2. espansione delle posizioni di mercato
modello funzionale – organizzazione per attività o specializzazioni
3. innovazione delle posizioni di mercato
modello divisionale – organizzazione per fini o risultati
Altri modelli, misti, sono in modello organizzativo a matrice e il modello organizzativo per progetto.
I meccanismi di funzionamento dell’organizzazione sono, invece:
- – il modo di comunicare (scambio di informazioni e delle disposizioni)
- – il sistema decisionale
- – l’attività di coordinamento
- – il sistema di valutazione del personale
e variano a seconda del modello adottato dall’organizzazione
Modello elementare:
- – comunicazioni a stella, con la direzione al centro, da cui partono/arrivano tutte le informazioni (comprese le trasmissioni di ordini/disposizioni, con sistema a una via)
- – specializzazione flessibile e scarsa burocratizzazione
Modello funzionale:
- – comunicazioni a Y a due vie, con gli organi direttivi nei punti centrali,
- – specializzazione/divisione del lavoro in base alla funzione,
- – potere distribuito per livelli gerarchici e attenta formalizzazione
Modello divisionale:
- – comunicazioni a reti di catena, a due vie,
- – specializzazione/divisione del lavoro per prodotti/mercati, con struttura articolata in vari centri di profitto (le divisioni) che puntano all’efficacia
- – viene riconosciuta l’importanza del marketing
I conflitti che possiamo ritrovare in un’organizzazione sono :
– di matrice personalistica (modello elementare)
– di competenza (modello funzionale)
– per la distribuzione delle risorse (modello divisionale)
Nell’organizzazione le persone vi lavorano con scopi e attività diverse, ma la legge definisce gli obblighi delle parti
il DATORE DI LAVORO ha l’obbligo di
– corrispondere la retribuzione
– garantire la sicurezza nel posto di lavoro
il LAVORATORE ha l’obbligo di
– corrispondere la prestazione (il fare),
– subordinazione,
– diligenza e fedeltà
Come abbiamo già detto, l’individuo ha dei bisogni che lo spingono – motivano – ad adottare dei modelli di comportamento funzionali al loro soddisfacimento.
Distinguiamo dei bisogni personali
– bisogno di stima
– riconoscimento
– bisogno di potere (di controllare gli altri e di avere uno status elevato)
– bisogno di sicurezza
e dei bisogni sociali
– bisogno di appartenenza
– bisogno di realizzazione
– bisogno economico
Gli imperativi funzionali dell’organizzazione formale comportano conseguenze rilevanti sul piano individuale: il sistema di norme e le aspettative che l’organizzazione proietta sul singolo individuo possono frustrare od ostacolare i bisogni dei singoli, i quali si difendono creando rapporti informali.
I gruppi informali si formano per proteggere i membri del gruppo dalle imposizioni dell’organizzazione formale, ed hanno proprie regole (non scritte), rituali, modalità di comportamento e sanzioni. Assolvono ad una funzione fondamentale di appoggio e di sostegno assicurando ai propri membri conforto e aiuto.
I gruppi informali hanno un forte potere di influenza e di controllo sui singoli componenti, con effetti positivi (esperimenti di Hawthorne condotti da Elton Mayo negli stabilimenti della Western Eletric Company di Chicago nel 1924) ma più spesso negativi sull’organizzazione formale.
A capo dei gruppi informali troviamo spesso un leader (che raramente coincide con il capo formale) che solitamente è stato scelto dal basso per le sue qualità soprattutto relazionali e carismatiche.
Nel gruppo formale invece abbiamo un superiore gerarchico, il capo, che riveste specifiche funzioni di comando e di controllo, esercitando con uno stile di leadership che possiamo situare in un continuum che va da un polo strumentale (il fine è la produzione e l’efficienza del sistema) ad un polo espressivo (il fine è il benessere socioemozionale dei membri).
Gli studi hanno rilevato che non è possibile rivestire allo stesso tempo le due funzioni di leader, più spesso troviamo un leader strumentale – più rispondente ai bisogni dell’organizzazione – e un secondo leader espressivo – attento alle esigenze dei singoli e interessato a gestire i conflitti tra i membri e l’organizzazione e quelli all’interno dei gruppi.
Le organizzazioni più moderne – grazie all’apporto degli psicologi del lavoro – cercano di favorire le condizioni che influiscono sulla motivazione e sull’efficienza lavorativa, in una parola, tendono alla soddisfazione dei suoi membri mediante
- – la creazione di un’atmosfera psicosociale soddisfacente
- – uno stile di supervisione meno autoritario e pressante
- – la gestione del controllo da parte del gruppo degli stessi lavoratori
- – la partecipazione alle decisioni, coinvolgimento attivo dei lavoratori
- – l’incremento della coesione e generazione di un comune interesse di gruppo con la creazione di gruppi di lavoro a cui vengono attribuite precise responsabilità (team, task-force)
Se la MISSION di un’organizzazione è lo scopo ultimo che si prefigge, la giustificazione stessa della sua esistenza,
la VISION indica quell’insieme di ideali, valori e aspettative che l’organizzazione ha, considerando anche la previsione dei scenari futuri.
In un’organizzazione efficiente ed efficace è necessario:
- – che sia chiara la visione comune degli obiettivi dell’organizzazione, le modalità con cui si perseguono tali obiettivi, informando i membri e attribuendo loro le responsabilità relative
- – che i membri condividano la vision dell’organizzazione (consentendo quell’identità sociale che porta l’individuo ad uniformarsi alle norme e regole dell’organizzazione, acquisendo il senso di appartenenza e la condivisione del sistema di valori vigente)
- – che l’organizzazione sia coerente (il dichiarato deve corrispondere con le pratiche) sia nelle attribuzioni di responsabilità e gerarchia, sia nel sistema di premi e punizioni.